Care amiche ed amici,
la primavera – estate del 2016 sono e saranno portatrici di grandi novità per il digitale italiano ed europeo.
Sta muovendo i primi passi SPID, il sistema pubblico dell’identità digitale e stanno per entrare in vigore norme fondamentali per l’organizzazione degli studi legali dei consigli degli Ordini.
Per quanto riguarda in particolare il secondo aspetto, ci riferiamo in particolare all’entrata in vigore delle regole tecniche sul documento informatico amministrativo di cui al dpcm 13 novembre ’14 che, a partire dall’agosto 2016, daranno piena attuazione all’art. 40 del codice dell’amministrazione digitale il quale impone a tutti gli enti pubblici di formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici.
La piena attuazione di tale obbligo legislativo imporrà altresì di trattare come documenti informatici amministrativi anche tutte le istanze e comunicazioni che proverranno dall’esterno. Si impone dunque un ripensamento dei sistemi di gestione documentale dei nostri Consigli
Altresì importante e foriera di grandi novità ed implicazioni è l’entrata in vigore di tutte le norme del regolamento UE n. 910 del 2014, meglio noto come Eidas.
Fra le altre entrerà in vigore la nuova definizione di documento elettronico/ informatico, come qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.
La portata innovativa di tale definizione è evidente: per la prima volta in un testo legislativo viene data valenza costitutiva alla conservazione del documento digitale. Pare perciò imprescindibile che tutti, studi legali e Ordini, adottino sistemi di conservazione documentale rispettosi del codice dell’amministrazione digitale e delle regole tecniche di cui al dpcm 3 dicembre 2013.
Il regolamento porterà altresì grandi novità in materia di firme elettroniche, prevedendo, anche qui per la prima volta, l’istituto del sigillo elettronico, ovvero per dirla in breve, della firma digitale della persona giuridica, nonché dei servizi elettronici di recapito certificato, ovvero di servizi di e-mail in grado di attestare l’effettivo recapito dei messaggi in tutta l’unione europea.
Come si vede, le novità digitali sono molte e certamente (almeno per alcune di esse) poco conosciute.
In prossimi interventi torneremo su queste tante novità proprio al fine di approfondire non solo gli obblighi che esse pongono ma soprattutto le opportunità che offrono in termini di modernizzazione delle strutture organizzative.
